?????????????????????????????院辦 ?魯 ?斌
? ? 7月8-9日，我有幸參加了西經(jīng)醫(yī)院管理《醫(yī)院行政工作效率提升》的培訓，主要內(nèi)容為角色定位、有效溝通、高效會議和激勵文化四個方面，現(xiàn)結(jié)合實際工作談一談如何提高會議效率。
? ?1.會前有準備
? ? 會議主持部門應將會議議題收集工作進行日?；芾?，提前做好會議內(nèi)容溝通（制成PPT），定期匯總，以決定召開時間（主要會議相對固定召開時間，大家會精心準備），至少提前一天將會議提綱發(fā)送給參會人員，以便做好會議發(fā)言準備。
目前存在不足：會議議題報送時間滯后，上會議題會前未充分準備，缺乏明確的目標，部分會議與會者不知道會議內(nèi)容，院部以外會議普遍存在發(fā)到現(xiàn)象等。
? 2.會中勇參與
? ? 提前針對會議提綱做好貢獻信息增量的發(fā)言準備，并積極踴躍參與討論，用建設(shè)性態(tài)度提出不同意見，最終達成共識，形成決議，并圍繞目標促成行動（希望能出現(xiàn)最有力度的一句話：這件事由我來吧）。使每件事都有明確的負責人和時間結(jié)點，以提高執(zhí)行力。
?目前存在不足：缺乏發(fā)言準備和參與度，存在“打醬油者”，造成會而不決（負責人和時間結(jié)點不明確）及會上不說，會后又不能正面或全面準確傳達會議決定。如關(guān)于搬遷補助的會議決議應傳達為由理事會決定針對搬遷科室及搬遷加班人員進行的補助，而非會后馬上（小道）傳言的關(guān)院長說的給搬遷科室和搬遷人員發(fā)放搬遷補助。
? 3.會后抓落實
? ? 會議一旦決定了，我們就不能再討論該不該做，該誰做的問題，而應該是凝團隊之心，聚部門之力，通力協(xié)作，高效執(zhí)行，并及時有效反饋。針對上次會議議定事項未完成的進行詳細說明。職能部門要及時對會議決議的貫徹落實、及時反饋進行督導，必要時進行綜合協(xié)調(diào)，提高“兩力一性”，確保各項工作順利推進。
????目前存在不足：存在執(zhí)行督導不力，反饋不及時，甚至相互推諉等“慢作為”現(xiàn)象，特別是需要幾個部門共同協(xié)作解決的問題，最為突出。（如辦公室“6S”管理；各種報表、通報中出現(xiàn)的不規(guī)范科室名稱；藥械科設(shè)備組補助和公文下傳執(zhí)行反饋及時限等）。
????通過學習，我們知道只要做到會前有準備、會中勇參與和會后抓落實這三個方面，就能有效避免“三無”會議（無計劃、無準備、無結(jié)果）和“三不”會議（會而不決、決而不行、行而不果），從而切實做到少開會、開短會、務(wù)實會和高效會，就能開一個成功的會，各項工作才能高效有序推進。